Durante as apresentações do Sistema OMD, temos a oportunidade de conversar com Ouvidores de diversos segmentos como financeiro, saúde e elétrico. Dessa forma, ficamos a par dos principais desafios enfrentados no atendimento das Ouvidorias.
Nesse conteúdo abordaremos sobre as seguintes problemáticas:
- Centralização dos canais de comunicação
- Acompanhamento regular dos prazos
- Desenvolvimento de relatórios gerenciais
Conhecer esses tópicos permite que a organização aprimore os pontos críticos, melhorando o atendimento prestado ao cliente-cidadão e fortalecendo a imagem da empresa frente ao mercado.
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Desafios enfrentados no atendimento das Ouvidorias
Centralização dos canais de comunicação
Desafio: O recebimento de manifestações por diversos canais como e-mail, formulários, redes sociais ou Reclame Aqui podem dificultar o gerenciamento e análise dos Ouvidores. Isso acontece porque em muitas empresas os profissionais do setor acabam lidando com diversas ferramentas que não se comunicam entre si, ou que não centralizam as informações em um único software de gestão.
Nessa situação, a equipe encontra desafios secundários como gerenciamento de prazos das manifestações, falta de indicadores para gestão, dificuldade em elaborar relatórios, entre outros.
Solução: Por meio de um sistema de gestão para Ouvidorias, é possível realizar integrações automáticas centralizando os canais de comunicação. Dessa forma, a Ouvidoria terá conhecimento das demandas de maneira ágil e inteligente, e eliminará problemas relacionados à centralização de informações.
Imagem: banco imagens OMD Soluções
Acompanhamento de prazos
Desafio: As dificuldades em acompanhar prazos e respostas refletem diretamente nos indicadores de produtividade da equipe de Ouvidoria.
Além de prejudicar a performance da equipe, um desafio secundário associado a esse problema seria o atraso na solução da manifestação, fato que pode gerar um incômodo no cliente-cidadão sobre o serviço prestado pela Ouvidoria.
Solução: Com o Sistema OMD, é possível criar alertas para que nenhuma atividade seja esquecida.
A ferramenta possui um dashboard intuitivo contendo os principais gráficos para gestão, possibilidade de visualizar status das manifestações e notifica automaticamente as áreas responsáveis pelo caso.
Imagem: banco imagens OMD Soluções
Entrega de relatórios com informações incompletas
Desafio: Ao receber o relatório gerencial da Ouvidoria, os gestores podem identificar pontos críticos para tomada de decisão. Tendo em mãos um relatório incompleto faz com que essa atividade pela alta administração seja interrompida.
Também, para ouvidorias de setores regulamentados, a demora em coletar dados pode mais uma vez prejudicar a produtividade da equipe.
Solução: O Sistema OMD permite a criação de relatórios gerenciais em poucos cliques. A ferramenta conta com opções de exportações para segmentos específicos regulamentados como BACEN, ANS e ANEEL e mais de 15 tipos de relatórios gerenciais em formatos como tela (HTML), planilha (EXCEL) ou portátil (PDF).
Imagem: banco imagens OMD Soluções
Torne a sua Ouvidoria mais ágil e eficiente com o Sistema OMD
Nesse conteúdo, apresentamos três dos principais desafios enfrentados no atendimento das Ouvidorias com o intuito de auxiliar organizações.
Entendemos que as Ouvidorias se tornam mais ágeis e eficientes quando contam com um sistema para gestão de manifestações somado à profissionais capacitados.
Faça uma demonstração do Sistema OMD e veja na prática como funciona:
